Los bancos y las compañías de emiten tarjetas de nómina le pueden decir que un programa de tarjetas de nómina le ahorrará el costo e inconveniencia de emitir y entregar cheques de papel. Pero todo en realidad dependerá de los detalles del programa que usted escoja. Estos programas de tarjetas varían mucho en cuanto a costo, conveniencia y el nivel de protección al consumidor. A continuación incluimos algunos pasos que puede tomar al escoger una tarjeta de nómina para asegurarse de que la tarjeta sea adecuada para usted y sus empleados.
1.No use un vendedor de tarjetas de nómina a menos que conozca su solidez financiera. Algunas tarjetas de nómina son emitidas por bancos mientras que otras no. Si usa una compañía de tarjetas de nómina que se ve forzada a cerrar sus puertas, sus empleados pudieran perder el dinero que aún tienen en sus tarjetas de nómina. Ya que usted escogió esta compañía, sus empleados pudieran esperar que usted se encargue de recuperar sus pérdidas.
Aunque usted puede pagar un poco más por obtener una tarjeta de nómina a través del banco, vale la pena hacerlo. Si usa un banco que establece el programa con el respaldo del seguro federal FDIC, puede evitar el riesgo de que sus empleados pierdan parte de su dinero si la compañía que emite las tarjetas se va a la quiebra.
2. Use su contrato con la compañía emisora de la tarjeta para requerir la misma protección que las tarjetas de débito de los bancos. No es del todo claro si las tarjetas de nómina que no están vinculadas a cuentas individuales le dan al consumidor la misma protección que existe con las tarjetas de débito de los bancos. Estas protecciones son importantes para los empleados. Por ejemplo, incluyen el derecho de re-acreditar fondos, es decir, devolverlos a la cuenta dentro de 10 días laborales después de descubrir un robo o un error, a menos que el banco demuestre durante ese período que no hubo robo o error. Las protecciones federales también restringen la cantidad de pérdida cuando una tarjeta es robada, y le da al consumidor el derecho a recibir cuentas periódicas. A menos y hasta que la aplicación de estas protecciones sea clarificada por los reguladores federales, los empleadores deberán requerir que se establezcan cuentas por separado para cada empleado que use una tarjeta de nómina, o requerir en el contrato con la compañía que emite la tarjeta provea todas las protecciones de la Ley de Transferencias Electrónicas de Fondos federal o de la Regulación E federal.
Las políticas voluntarias de VISA y MasterCard de “cero responsabilidad” no pueden reemplazar la garantía de protección de la Regulación E federal. Las políticas voluntarias no cubren todas las circunstancias donde la ley federal provee protección. Por ejemplo, la política de MasterCard no se aplica si hay dos o más instancias de robo o uso sin autorización de la tarjeta en un año. La política de VISA no se aplica cuando la tarjeta se usa en una máquina ATM, o si la tarjeta se usa “fuera del sistema de VISA”. Los comerciantes tienen la opción de procesar un pago con tarjeta en la red de VISA, o cualquier otra red. Si alguien le roba la tarjeta de nómina a un empleado y la usa en una ATM o fuera de la red de VISA, la política de cero responsabilidades de VISA no aplicará. Así mismo, si la tarjeta es robada y usada fraudulentamente tres veces en un año, la política de cero responsabilidades de MasterCard no cubrirá cada una de las transacciones fraudulentas. Asegúrese que su contrato de tarjeta de nómina les dé a sus empleados que usan dichas tarjetas la misma protección abarcadora que la Regulación E federal.
3. Pague el cargo mensual o negocie con la firma que emite la tarjeta para que no haya cargo mensual. Escoja una compañía de tarjetas con acceso amplio a máquinas ATM que no incurra en sobrecargos para sus empleados. Las tarjetas de nómina le ahorran dinero al empleador. Los bancos las ofrecen en parte para obtener y mantener una relación más amplia con su compañía. Usted puede negociar para obtener una tarjeta sin cargos mensuales, o con cargos reducidos. Usted también puede elegir pagar cualquier cargo mensual asociado con la tarjeta. Algunas leyes estatales requieren que los empleados puedan obtener su pago sin incurrir en cargos.
El número y localización de las ATM donde pueden ser usadas las tarjetas de nómina sin sobrecargos afectará también el costo de las mismas. El contrato debe especificar las máquinas ATM que hay disponibles sin sobrecargos.
4. Identifique y limite los cargos a los empleados en su contrato con la compañía emisora. Asegúrese que su contrato especifique todos los cargos que podrán ser cobrados a sus empleados. Su contrato debe de decir que no se podrán añadir o aumentar cargos sin su autorización, incluyendo cargos a ser pagados por los empleados. El costo de las tarjetas de nómina puede variar ampliamente, dependiendo del tipo y la cantidad de los cargos. Una tarjeta con cargos reducidos puede fomentar lealtad en sus empleados y aumentar la moral. Si usted no controla los cargos en su contrato con la compañía que emite las tarjetas, lo que aparentaba al principio ser un buen producto pudiera convertirse en un problema para sus empleados.
No asuma que todas las tarjetas de nómina cuestan aproximadamente lo mismo. Vale la pena buscar y comparar para ayudarle a sus empleados ganar acceso a sus pagos sin incurrir en cargos adicionales. Las compañías que emiten estas tarjetas a menudo cobran una variedad de cargos, incluyendo:
• un cargo mensual,
• un cargo después de cierto número de transacciones,
• un cargo por usar la tarjeta en una máquina ATM,
• un sobrecargo al propietario de la ATM,
• un cargo por el uso de la tarjeta en el punto de venta, tal como una tienda,
• un cargo por inactividad,
• un cargo por reemplazar la tarjeta,
• un cargo cuando se abonen fondos en la cuenta de la tarjeta (cargo por abonar), y
• un cargo si no le gusta la tarjeta y se le devuelve su dinero con un cheque.
¡Sabemos de una compañía de tarjetas de nómina que inclusive cobra por minuto a los clientes por hablar con su oficina de servicios al cliente! Pero no todas las tarjetas de nómina cobran estos cargos.
Asegúrese que el material promocional que usted recibe de la compañía que emite la tarjeta de nómina incluya una lista total de cargos para que los empleados puedan ver los cargos antes de decidir si quieren la tarjeta.
5. Averigüe si la tarjeta le da a sus empleados opciones para manejar su dinero, tal como débito directo para pagar cuentas comunes, o una transferencia directa de fondos a la cuenta de ahorros cada mes. Algunas ofrecen esta opción mientras que otras no.
6. ¿Puede uno sobregirarse en la cuenta, y de ser así, que sucederá? Algunas tarjetas funcionan de manera que no pueden usarse ni no hay fondos en la cuenta. El tomar más dinero de lo que hay en la cuenta, llamado un sobregiro, puede suceder cuando la tarjeta se usa con solo una firma. También uno se puede sobregirar si la máquina ATM redondea la cantidad tomada a los próximos $20. Un empleado que saca $20 usando una ATM cuando solo tiene $16 en la cuenta acabará pagando un cargo muy alto por el sobregiro. Esos dólares adicionales pudieran producir un cargo por sobregiro de $29 para el empleado. Cargos excesivos por sobregiro pueden darle a las tarjetas de nómina una mala reputación con sus empleados.
7. Ofrezca una alternativa para sus empleados. Las cuentas de banco son una buena alternativa para la mayoría de los consumidores, pero los empleados no deben ser requeridos a tramitar con un banco para poder obtener su pago salarial. No es suficiente escoger entre depósitos directos y tarjetas de nómina. Algunos empleados no pueden obtener cuentas bancarias debido a problemas previos administrando una cuenta. Estos empleados no tienen otra alternativa a menos que opten por los cheques de papel. Cada empleado siempre deberá de tener la opción de recibir cheques de papel. Si sus empleados tienen la opción de rechazar el uso del programa de tarjetas de nómina, esto pudiera darle al banco o compañía de tarjetas de nómina un mayor incentivo para darle a sus empleados un mejor producto, cargos razonables, y buen servicio al cliente.
8. Requiera que el contrato de la tarjeta de nómina incluya protecciones para salvaguardar la información financiera de sus empleados. Este contrato debe de prevenir que la compañía que ofrece la tarjeta use, comparta con sus afiliados, venda, o intercambie cualquier información sobre el empleado. El contrato debe estipular que la compañía que emite la tarjeta no podrá usar o vender información sobre dónde o cuándo el empleado usa la tarjeta. Además, el contrato debe de prohibir que la compañía le diga al empleador dónde o cuándo la tarjeta fue usada, de manera que usted pueda asegurarle a sus empleados de que la tarjeta es privada.
9. Haga de la tarjeta de nómina el paso inicial para mejorar la estabilidad financiera de sus empleados. Los empleadores y los bancos pueden utilizar estas tarjetas de una mejor manera para sus empleados. Pídale a un banco que quiera que usted utilice sus tarjetas de nómina que le ayude a sus empleados de estas otras maneras:
• Ofrezca cuentas corrientes y otras cuentas de cheques de este tipo con tarjetas de débito y giros postales de bajo costo a todo empleado que se le ofrezca la tarjeta de nómina. Esto podrá ayudarle a sus empleados a integrarse al sistema bancario tradicional.
• Elimine barreras para abrir una cuenta corriente, incluyendo la inclusión en servicios tal como ChexSystems diseñados para personas con problemas previos con cuentas corrientes, si el empleado ha manejado exitosamente una tarjeta de nómina por un año. Esto pudiera ayudar al empleado a moverse del sistema de tarjetas de nómina al sistema bancario tradicional.
• Ofrezca cuentas de ahorro para todo empleado que use una tarjeta de nómina. Esto pudiera ayudar al empleado a empezar a disfrutar la estabilidad financiera que viene de tener un fondo de ahorros para emergencias. Si se integra a un programa local para cuentas individuales de desarrollo, aún los empleados con salarios más bajos pudieran obtener fondos de apareamiento para sus cuentas de ahorro.
• Ofrezca maneras de enviar dinero fuera de los EE.UU. a bajo costo usando la tarjeta de nómina. Los empleados que envían dinero a sus familiares en otros países a menudo pagan cargos muy altos por tramitar el dinero. Usted puede ayudar a sus empleados a ahorrar dinero y establecer lealtad con la compañía ofreciendo una tarjeta de nómina que le permita al empleado obtener una tarjeta adicional, guardar parte de su ingreso en una cuenta por separado atada a esa tarjeta adicional, y enviar dicha tarjeta adicional a familiares fuera de los EE.UU. para uso en máquinas ATM.
• Ofrezca giros postales de bajo costo u otras maneras de pagar cuentas con los fondos de la tarjeta de nómina. Muchos arrendadores no aceptan pagos con tarjetas de débito.
10. Escoja una tarjeta de nómina que no anime a sus empleados a pedir prestado contra sus cheques de nómina futuros. Algunas tarjetas de nómina permiten los préstamos de día de pago o avances de dinero contra cheques de sueldo que aún no han sido emitidos. Éstas son opciones costosas para pedir dinero prestado. Los préstamos de día de pago y los avances de dinero atrapan al consumidor en un círculo vicioso del cual es difícil poder escapar. Un número pequeño de bancos y firmas de tarjetas de nómina permiten los costosos préstamos de día de pago, con el cual se pueden gastar o retirar fondos antes de ser ganados. Su contrato para la tarjeta de nómina debe declarar que no se permitirán préstamos de día de pago ni avances de dinero en conexión con la tarjeta.
11. ¿Podrán sus empleados recibir toda información sobre la tarjeta, y asistencia telefónica para clientes, en un idioma principal que no sea inglés? Si la compañía que emite la tarjeta de nómina ofrece material promocional sobre la tarjeta en idiomas hablados por sus empleados que no sean inglés, asegúrese que le den a usted y sus empleados toda la información en ese idioma, incluyendo los cargos y el acuerdo que gobierna la tarjeta. Pregúntele a la compañía qué otros idiomas serán incluidos. Si muchos de sus empleados hablan un idioma principal que no sea inglés, entonces busque una compañía de tarjetas de nómina que ofrezca asistencia telefónica para clientes en ese idioma.
**Esta información es ofrecida por cortesía de la Unión de Consumidores (Consumers Union of U.S., Inc.) para mejorar el entendimiento de las tarjetas de nómina. No constituye un consejo legal, ya que la Unión de Consumidores no ofrece consejos legales a individuos o empleadores.
**Preparado en marzo de 2004. La Junta Federal de la Reserva (Federal Reserve Board) pudiera considerar más tarde este año la posible aplicación de protecciones bajo la Regulación E federal a las tarjetas de nómina.
Preparado por:
Gail Hillebrand
Consumers Union of U.S., Inc.
West Coast Regional Office
1535 Mission St.
San Francisco, CA 94103
(415) 431-6747
Para Ingles…